10 Tipps für ein papierloses Büro

Heute hat mich ein Freund gefragt, wie man eigentlich ein papierloses Büro schaffen kann. OK, sagen wir ein nahezu papierloses.
Die grandiosen Versprechungen aus den Zeiten, als man noch von „EDV“ sprach sind, ebenso grandios gescheitert – und doch ist es möglich, einem geregelten Bürojob nachzugehen ohne im Lauf eines Berufslebens einen kleinen Wald auszulöschen.
Hier also 10 Tipps für ein papierloses Büro:

  1. Die Menge an Papier reduzieren, das das Büro betritt: Wann immer möglich, Unterlagen von anderen Leuten in digitaler Form anfordern!
  2. Wer viele Kontakte verwaltet: Visitenkarten immer gleich nach Erhalt digitalisieren und dann wegwerfen
  3. Wer dienstlich viele Zeitschriften liest: Alles abbestellen, was man nicht wirklich haben will bzw. wozu es ebenso gute Blogs oder Newsfeeds gibt
  4. Nur einen Posteingangskorb auf dem Schreibtisch, in den alles an Papier reinkommt. Was immer man rausnimmt: alles wird nur einmal angefasst und führt dann zu: Aktion oder Delegation oder Ablage oder Vernichten.
  5. Dazu kommt nur ein einziger Stapel für Papier, das man „bei Gelegenheit mal lesen sollte“. Also für alles, was zwar interessant, aber nicht dringlich oder zeitnah wichtig ist.
  6. Damit man Informationen einem digitalen Ablagesystem anvertraut, muss man von dessen Zuverlässigkeit bis ins Unterbewusstsein hinein überzeugt sein. Also ein gescheites digitales Ablagesystem aufbauen. Das Mailprogramm ist übrigens keins.
  7. Wegwerfen, wegwerfen, wegwerfen – aufgehoben wird nur, was einen definierten Platz im Ablagesystem hat und nicht digital verfügbar ist und was tatsächlich taugt als Nachschlagewerk, als Dokumentation oder als nostalgische Erinnerung.
  8. Möglichst schlankes Papier-Ablagesystem verwenden: Hängemappen statt Ringordner, nur eine Hierarchieebene, gute Begriffe als Beschriftung. Je komplexer die Papier-Ablage, desto mehr Wald kann sich darin verstecken.
  9. Ein mobiles Endgerät (iPad o.ä.) verwenden für Tagesordnungen, Protokolle o.ä. Am besten nur das ausdrucken, was digital nicht wirklich praktikabel ist.
  10. Den Drucker weit genug wegstellen.

Welche guten Erfahrungen und praxisbewährte Empfehlungen gibt es sonst noch zum papierlosen Büro?
 

0 Antwort
    1. Hi Timotheus,
      ich setz Punkt 8 (persönliches digitales Wissenssystem) einfach auf Verzeichnisebene um. => Eine einzige Verzeichnisebene mit den Namen der „Hängemappenregister“. Weitere Unter-Unterverzeichnisse sind verboten (zur Not. zip-Dateien, um ganze Pakete reinzulegen, die in meinem Kopf sowieso als Paket zusammengehören). In ein Verzeichnis (= Hängeregister) kommt alles rein, was zum Thema gehört: Office-Dokumente, PDFs, E-Mails (per Drag’n’Drop von Outlook aus), evtl. Mediendateien.
      Vorteil der Lösung: Einfach zu synchronisieren; keine Logik/Anwendung dafür notwendig. Aktuelle Betriebssysteme liefern sogar Volltextsuche. Zugriff aber auch über Dateisystem sehr schnell möglich: Rein in den Archiv-Ordner und lostippen (Markierung springt zum passenden (Stichwort-)Unterverzeichnis. Zumindest bei Windows … )
      Hab ich’s schon gesagt: Ich liebe Windows … 😉

      1. pixelpastor

        Digitales Ablagesystem: Unter Windows diszipliniert per Ordnerliste, auf dem Mac irgendwohin speichern und die Suche per Spotlight nutzen.

  1. BRmf

    Nice, but old school!
    1. Gönne Dir die Souveränität lediglich digitale Dokumente zu empfangen, mit welcher Arroganz geht der Sender davon aus, dass man im Büro ist?
    2. Mit dem Smartphone fotografieren und direkt zurückgeben, mit dem Hinweis auf ein QR Code, der hätte es getan.
    3. genau so! Gute Magazine gibt es auf fürs iPad & Co.
    4. Nein!!! Wer im Haus Papier transportiert (ausgenommen Rechnungen) erhält eine Abmahnung. Besser scannen als kopieren.
    5. nee, jedes jetzt noch auf den Schreibtisch flatternde Papier wird gelesen oder vernichtet / meist beides. max. 20 sec pro A4 Seite. – Pamphlete über 1 Seite werden immer weggeworfen, mangels Dichte an Aussagekraft.
    6. wir missbrauchen dafür unser CRM – ist top!
    7. nostalgische Erinnerungen gehen am Abend mit nach Hause (oder online) – der Schreibtisch ist abends immer leer!
    8. keine Ablage, never ever!
    9. womit denn sonst? Zettel und Stift???
    10. nur Ausgangsrechnungen dürfen gedruckt werden! Für alle anderen Drucke bedarf es die Genehmigung des Vorgesetzten mit Buchung auf Kostenstelle.

  2. Zu 4.: Aktion/Delegation/Ablage/Vernichten: hört sich an wie „Getting Things Done“. +1!
    Zu 6. digitales Ablagesytem: Verzeichnisse für Dateien (wie bei Heiko Goll), für alles andere (Notizen, Weblinks, Verweise auf Zeitschriftenartikel/Buch…) zotero im Firefox (Einträge strukturiert nach Jahr/Monat, daneben Arbeitsmittel, Buch kaufen, Wieder lesen…).

  3. Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.
    Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe:
    – Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)
    – Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)
    Grüße André

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