Stichwort: E-Mail

Bitte überlegen Sie, ob…

E-Mails sind wie Mobilfunkverträge – manchmal steht das Interessanteste im Kleingedruckten. Im Fall der E-Mail heißt das: In der Signatur.

Bei Nachrichten von Leuten, die in Behörden  oder großen Konzernen arbeiten, ist die Signatur nicht selten länger als der eigentliche Inhalt der Nachricht. Mein persönliches E-Mail-Signatur-Highlight des heutigen Tages ist der Satz:

Bitte schonen Sie unsere Umwelt und überlegen Sie, ob Sie diese Nachricht ausdrucken müssen.

Umweltschutz in allen Ehren – aber manchmal würde mir ein anderer Satz in der Flut der täglichen Arbeitsanforderungen noch mehr helfen:

Bitte achten Sie Ihre eigenen Prioritäten und überlegen Sie, ob Sie diese Nachricht lesen oder gar beantworten müssen.

Bitte überlegen Sie, ob Sie diesen Blog-Beitrag kommentieren müssen.

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Der wahre Grund unserer E-Mail-Probleme

Manche können sich noch an eine Zeit ohne E-Mail erinnern. Ich nicht. E-Mail ist schon lange unverzichtbarer Teil meines Arbeitslebens geworden. Kommunizieren, Organisieren, Informieren – ohne E-Mail wären wohl die meisten meiner Arbeitsschritte umständlicher, langwieriger, unübersichtlicher.

E-Mail hilft so gut, mehr in weniger Zeit zu schaffen, dass ich mehr in weniger Zeit schaffe – und durch E-Mail mehr oder weniger geschafft bin. Mit E-Mail ist es wie in dem Song von U2: I can’t live with or without you…

Seit ich E-Mail professionell benutze, bin ich auf der Suche nach Hilfen, E-Mail zur Bewässerung meiner Arbeitsfelder einzusetzen statt zu ihrer Überflutung. Unzählige Tools und Techniken habe ich schon ausprobiert; manche sind wirklich gut (die verwende ich heute noch, und ja – meine Inbox ist in der Regel am Ende eines Arbeitstages tatsächlich völlig leer), andere sind nur Geschäftemacherei mit der digitalen Not.

Unsere Probleme mit der E-Mail-Flut liegen aber tiefer, als dass sie durch das „eine richtige Mailprogramm“ behoben werden könnten. Nick Metha, CEO der Archivierungsfirma Live Office, benennt in einem Beitrag für das Online-Magazin Mashable vier Gründe, die letztlich in Wahrheit für meine E-Mail-Probleme verantwortlich sind. Und die reichen tief in die menschliche Psyche hinein:

  1. Einsamkeit – in Wahrheit zwingt mich niemand, im Wartezimmer beim Arzt meine E-Mails zu checken. Außer vielleicht dem völlig irrationalen Gefühl, einsam und abgeschnitten vom Pulsschlag der großen weiten Welt da draußen zu sein.
  2. Eitelkeit – in Wahrheit gefällt es mir, E-Mails anderer Leute in Kopie zu empfangen. Und selbst andere „in CC zu setzen“. Ist das nicht eine elegante Methode, um mir selbst und anderen zu zeigen, wie wichtig ich bin?
  3. Paranoia – in Wahrheit mache ich mir Sorgen, wenn ich bestimmte E-Mails nicht mehr in CC bekomme. Da läuft doch bestimmt etwas an mir vorbei, wenn sich meine Freunde/Mitarbeiter/Kollegen/… E-Mails schicken und ich nicht auf dem Verteiler stehe!
  4. Scheinbare Produktivität – in Wahrheit gibt mir das Schreiben und Beantworten von E-Mail kurzzeitig das gute Gefühl, „etwas erledigt zu haben“. Was ich wirklich erledigt habe, ist aber genau das – ich habe eine E-Mail geschrieben bzw. beantwortet.

Einsamkeit, Eitelkeit, Paranoia, scheinbare Produktivität – vier mögliche wirkliche Gründe, warum ich in Wahrheit E-Mail-Probleme habe. Vier Ursachen, die kein Mailprogramm, kein Spamfilter und keine Getting Things Done-Technik in den Griff bekommen kann. Das kann ich nur selbst, und am besten mit ein bißchen Hilfe von außen.

Bevor jetzt jemand auf die Idee kommt, mir eine E-Mail zu schreiben um tatsächlich einen der vier Gründe (oder alle vier) bei mir zu diagnostizieren – es könnte sein, dass ich die E-Mail nicht beantworte. Die E-Mail vielleicht sogar kommentarlos lösche.

Ich bin schließlich gerade in Therapie.

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Incommunicado

Oft sind es die kleinen, unscheinbaren Dinge des Lebens, die mir massiv die Laune verderben können. Oder Unsicherheit erzeugen. Oder eine ganze Bandbreite von Gedankenspielen auslösen, die keinerlei Bezug zur Realität haben.

Eines der häufigsten Beispiele aus der Arbeitswelt: Ich schreibe eine E-Mail – und mein Gegenüber antwortet nicht. Einen Tag, eine Woche, einen Monat – keine Antwort. Ich rufe jemanden an, bitte um Rückruf – und mein Gegenüber antwortet nicht. Nicht heute, auch nicht morgen, einfach überhaupt nicht. Er oder sie tut so, als hätte mein Kommunikationsversuch niemals stattgefunden.

Erste Reaktion: „Der hat meine E-Mail nicht gekriegt“. Nochmal schicken. Wieder nichts. Und dann gehen die Gedanken langsam aber sicher spazieren: Der hat zuviel anderes um die Ohren. Sie will sich die Antwort gut überlegen. Er will eigentlich nichts mit mir zu tun haben. Sie hat irgendetwas gegen mich. Ich habe ihn neulich wohl verärgert. Sie plant, wie sie mir am besten schaden kann…

Bekanntes Muster?

Mark Horstmann und Michael Auzenne betonen deshalb, wie wichtig das Beantworten von Telefonaten und E-Mails ist. Auch wenn es viele sind. Auch wenn man manchmal nicht mehr zurückmelden kann als: Ist angekommen. Sie schreiben:

Too many people see other people as an interruption to their work. They think that completing the report or writing the code or issuing the policy is the work. And it is. But it’s only half the work. The work is results AND relationships. Understanding that returning calls and emails is as important as the results work drives professional behavior.

Zu Deutsch:

Zu viele Leute sehen andere Menschen als Unterbrechung ihrer eigentlichen Arbeit an. Sie denken, ihre Arbeit sei es, den Bericht zu schreiben, den Programmcode zu entwickeln, die organisatorische Maßnahme zu planen. Und ja – das ist ihre Arbeit. Aber es ist nur die Hälfte. Ihre Arbeit  besteht aus Ergebnissen UND Beziehungen. Professionelles Arbeitsverhalten wird vom Verständnis dafür getrieben, dass das Beantworten von Anrufen und E-Mails genau so wichtig ist wie die Arbeitsergebnisse.

Und jetzt muß ich Schluß machen. Es gibt da noch ein paar E-Mail-Anfragen, die ich beantworten muss…

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