Stichwort: Organisation

10 Tipps für ein papierloses Büro

Heute hat mich ein Freund gefragt, wie man eigentlich ein papierloses Büro schaffen kann. OK, sagen wir ein nahezu papierloses.

Die grandiosen Versprechungen aus den Zeiten, als man noch von „EDV“ sprach sind, ebenso grandios gescheitert – und doch ist es möglich, einem geregelten Bürojob nachzugehen ohne im Lauf eines Berufslebens einen kleinen Wald auszulöschen.

Hier also 10 Tipps für ein papierloses Büro:

  1. Die Menge an Papier reduzieren, das das Büro betritt: Wann immer möglich, Unterlagen von anderen Leuten in digitaler Form anfordern!
  2. Wer viele Kontakte verwaltet: Visitenkarten immer gleich nach Erhalt digitalisieren und dann wegwerfen
  3. Wer dienstlich viele Zeitschriften liest: Alles abbestellen, was man nicht wirklich haben will bzw. wozu es ebenso gute Blogs oder Newsfeeds gibt
  4. Nur einen Posteingangskorb auf dem Schreibtisch, in den alles an Papier reinkommt. Was immer man rausnimmt: alles wird nur einmal angefasst und führt dann zu: Aktion oder Delegation oder Ablage oder Vernichten.
  5. Dazu kommt nur ein einziger Stapel für Papier, das man „bei Gelegenheit mal lesen sollte“. Also für alles, was zwar interessant, aber nicht dringlich oder zeitnah wichtig ist.
  6. Damit man Informationen einem digitalen Ablagesystem anvertraut, muss man von dessen Zuverlässigkeit bis ins Unterbewusstsein hinein überzeugt sein. Also ein gescheites digitales Ablagesystem aufbauen. Das Mailprogramm ist übrigens keins.
  7. Wegwerfen, wegwerfen, wegwerfen – aufgehoben wird nur, was einen definierten Platz im Ablagesystem hat und nicht digital verfügbar ist und was tatsächlich taugt als Nachschlagewerk, als Dokumentation oder als nostalgische Erinnerung.
  8. Möglichst schlankes Papier-Ablagesystem verwenden: Hängemappen statt Ringordner, nur eine Hierarchieebene, gute Begriffe als Beschriftung. Je komplexer die Papier-Ablage, desto mehr Wald kann sich darin verstecken.
  9. Ein mobiles Endgerät (iPad o.ä.) verwenden für Tagesordnungen, Protokolle o.ä. Am besten nur das ausdrucken, was digital nicht wirklich praktikabel ist.
  10. Den Drucker weit genug wegstellen.

Welche guten Erfahrungen und praxisbewährte Empfehlungen gibt es sonst noch zum papierlosen Büro?

 

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Wie du deine Aufgaben jetzt ganz leicht erledigen kannst

Was haben Elfmeterschützen, EU-Finanzpolitiker und Leute die einfach nur im Büro arbeiten gemeinsam? Der Geheimtipp. Die Suche nach dem, was den entscheidenden Schritt weiterbringt. Die Jagd nach der Geheimformel für den Erfolg. Die eine Pille, die alle Probleme auf einen Schlag löst.

Irgendwas ist drin in uns Menschen, das uns an die perfekte Lösung glauben lässt. Dass uns auf die Suche schickt nach einer Zauberformel. Dass uns fixiert auf die eine versteckte Abkürzung,um endlich alle Mühsal hinter uns lassen zu können. Da geht es dem Menschen am Schreibtisch nicht anders als dem Tour de France-Sportler: Wenn Mühe, Druck und möglicher Erfolg nur groß genug sind, fangen wir an auch wirklich alles auszuprobieren. Wobei des bei den Leuten, die einfach nur im Büro arbeiten, nicht um den lebensverändernden Erfolg geht. Es wäre es schon klasse, wenn man jeden Tag seine Arbeit schaffen könnte. Wie organisiere ich mich, um meine Aufgaben besser, schneller, rechtzeitiger, produktiver, entspannter zu bewältigen? Seit wir uns mit Computern, Smartphones und Tablets umgeben, hat sich die Jagd nach der Selbstoptimierung nur noch weiter verschärft: Welche App nimmst du für deine Terminverwaltung?

Merlin Mann hat dazu neulich in aller (Twitter-)Kürze festgestellt:

„Every time you feel like trying one new to-do app, turn off your computer and complete one task.“

Zu Deutsch:

„Jedes Mal wenn du versucht bist, eine neue App zur Aufgabenverwaltung auszuprobieren, schalte deinen Computer einfach ab und erledige eine Aufgabe.“

Schade. Aber Mann hat Recht. Es gibt keine Abkürzungen.Enttäuscht?

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3 Anzeichen für eine kaputte Hierarchie

Wer hat Macht über wen? Die Frage nach der Hierarchie ist und bleibt eine der ersten, die bei Veränderungen in Firmen und Organisationen, in der Politik, Kirchen und Gemeinden gestellt wird. Oder „von oben“ beantwortet wird – denn eine Umverteilung von Posten und Ämtern ist oft das am deutlichsten sichtbarste Symbol für Veränderungen. Und gleichzeitig das am wenigsten aussagekräftige.

Denn zahlreiche Untersuchungen sind sich einig, dass die Machtverteilung in einer Organisation langfristig weit weniger zum Wohl und Wehe des Ganzen beiträgt als die täglich gelebten Verhaltensweisen von Führungskräften und Mitarbeitern. Provokant gesagt: Wenn du ein paar Aufgaben auf der Brücke umverteilst aber den Kurs beibehältst, rammt die Titanic immer noch den Eisberg.

Ron Ashkenas beschreibt in einem Artikel im Harvard Business Review von drei Warnzeichen, dass in der Hierarchie einer Organisation dysfunktionale Verhaltensweisen gelebt werden. Diese drei Anzeichen für eine kaputte Hierarchie sind:

  1. Das Statusverhältnis zwischen zwei Gesprächspartnern bestimmt über die Wirksamkeit der Problemlösung („Da muss sich schon Ihr Abteilungsleiter bei mir melden“). Klar – „jeder hilft ein bisschen mit und wir reden einfach mal“ wird in einem Unternehmen jenseits der Startup-Größe nicht mehr funktionieren. Übrigens auch nicht in einer größer werdenden Gemeinde. Aber wenn an jedem Tisch  die Titel ausgepackt werden, läuft etwas verkehrt.
  2. Entscheidungen werden von abwesenden Verantwortlichen verlangsamt („Wir müssen das nochmal neu überlegen; Herr So-und-So hat sich dagegen ausgesprochen“ – Herr So-und-So ist natürlich nicht mit am Tisch). Meist ein Zeichen dafür, dass die Leute nicht mit klaren Zielen losgeschickt wurden sondern immer wieder auf Einschätzungen von Vorgesetzten warten und reagieren müssen.
  3. Der Name des Chefs wird als Argument verwendet („Ich habe wahrgenommen, dass Frau X das anders gehandhabt sehen will“ – Frau X ist natürlich nicht anwesend). Wenn vermutete Meinungen von abwesenden Vorgesetzten herhalten müssen, sind entweder Minderwertigkeitskomplexe am Tisch, oder Angst vor späteren unberechenbaren Bewertung seitens des Chefs.

In nicht wenigen Firmen dürften Mitarbeiter diese oder ähnliche Sätze schon gehört (oder gesagt) haben. Meine Frage an Leiterinnen und Leiter wäre: Was kannst du dafür tun, dass deine Mitarbeiter anders reden (können)?

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