Heute hat mich ein Freund gefragt, wie man eigentlich ein papierloses Büro schaffen kann. OK, sagen wir ein nahezu papierloses.

Die grandiosen Versprechungen aus den Zeiten, als man noch von „EDV“ sprach sind, ebenso grandios gescheitert – und doch ist es möglich, einem geregelten Bürojob nachzugehen ohne im Lauf eines Berufslebens einen kleinen Wald auszulöschen.

Hier also 10 Tipps für ein papierloses Büro:

  1. Die Menge an Papier reduzieren, das das Büro betritt: Wann immer möglich, Unterlagen von anderen Leuten in digitaler Form anfordern!
  2. Wer viele Kontakte verwaltet: Visitenkarten immer gleich nach Erhalt digitalisieren und dann wegwerfen
  3. Wer dienstlich viele Zeitschriften liest: Alles abbestellen, was man nicht wirklich haben will bzw. wozu es ebenso gute Blogs oder Newsfeeds gibt
  4. Nur einen Posteingangskorb auf dem Schreibtisch, in den alles an Papier reinkommt. Was immer man rausnimmt: alles wird nur einmal angefasst und führt dann zu: Aktion oder Delegation oder Ablage oder Vernichten.
  5. Dazu kommt nur ein einziger Stapel für Papier, das man „bei Gelegenheit mal lesen sollte“. Also für alles, was zwar interessant, aber nicht dringlich oder zeitnah wichtig ist.
  6. Damit man Informationen einem digitalen Ablagesystem anvertraut, muss man von dessen Zuverlässigkeit bis ins Unterbewusstsein hinein überzeugt sein. Also ein gescheites digitales Ablagesystem aufbauen. Das Mailprogramm ist übrigens keins.
  7. Wegwerfen, wegwerfen, wegwerfen – aufgehoben wird nur, was einen definierten Platz im Ablagesystem hat und nicht digital verfügbar ist und was tatsächlich taugt als Nachschlagewerk, als Dokumentation oder als nostalgische Erinnerung.
  8. Möglichst schlankes Papier-Ablagesystem verwenden: Hängemappen statt Ringordner, nur eine Hierarchieebene, gute Begriffe als Beschriftung. Je komplexer die Papier-Ablage, desto mehr Wald kann sich darin verstecken.
  9. Ein mobiles Endgerät (iPad o.ä.) verwenden für Tagesordnungen, Protokolle o.ä. Am besten nur das ausdrucken, was digital nicht wirklich praktikabel ist.
  10. Den Drucker weit genug wegstellen.

Welche guten Erfahrungen und praxisbewährte Empfehlungen gibt es sonst noch zum papierlosen Büro?

 

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